تعریف و انواع سند
در حقوق و قانون مدنی، سند به دو صورت رسمی و عادی تعریف می‌شود.
- سند رسمی: این نوع از اسناد توسط مقامات رسمی صادر می‌شوند و اغلب نیاز به تصدیق دارند. به عنوان مثال، اسنادی که توسط دولت یا سازمان‌های دولتی صادر می‌شوند مانند شناسنامه، سند مالکیت، عقد قراردادهای رسمی و غیره.
- سند عادی: این نوع اسناد شامل هر نوشته‌ای است که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. به عنوان مثال، قراردادهای خصوصی، تعهدات مالی، تصرفات اموال و غیره که توسط طرفین به امضا رسیده باشد.
هر دو نوع سند ممکن است برای اثبات مالکیت یا ادعاهای حقوقی استفاده شوند، اما سند رسمی به دلیل صداقت و تصدیق مقامات رسمی معمولاً بیشتر اعتبار دارد. اما اگر سند عادی نیز مطابق با شرایط قانونی و با شواهد و مستندات قابل اثبات باشد، می‌تواند به طور معقولی اثباتی قابل قبول فراهم کند.
سند رسمی
سند رسمی، به عنوان اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا توسط مقامات رسمی دیگر صادر می‌شوند و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، تعریف می‌شود. این اسناد اهمیت ویژه‌ای دارند به دلیل اینکه:
- مطابقت با قوانین: سند رسمی باید با قوانین و مقررات تنظیم شده مطابقت داشته باشد. به همین دلیل، اسنادی که به تحت فشار و اکراه امضا شده باشند، اعتباری ندارند.
- معتبریت در قبال اشخاص ثالث: این اسناد نسبت به اشخاص ثالث، به ویژه وراث و طرفین معتبریت دارند و در صورتی که قانون تصریح کند، اعتبار آنها در قضاوت‌های دادگاهی محافظت می‌شود.
- تاریخ‌گذاری: تاریخ‌گذاری سند رسمی قابل استناد است و بر خلاف سند عادی، قدرت اثباتی بالایی دارد. این تاریخ می‌تواند نشان‌دهنده صحت و اعتبار اسناد باشد.
- قدرت اثباتی: سند رسمی قدرت اثباتی بالایی دارد نسبت به اسناد عادی، شهادت‌نامه‌ها و اماره‌های تصرف.
- عدم امکان انکار: ادعای انکار و تردید در مقابل اسناد رسمی امکان‌پذیر نیست و در مقابل این اسناد، تنها ادعای جعل مطرح می‌شود.
- قابلیت اثبات علیه جعل: اگر سند رسمی بتواند ثابت کند که به دلایلی از جهات قانونی اعتبار از دست داده است، نیازی به ادعای جعل نخواهد بود.
بنابراین، سند رسمی به دلیل تطابق با قوانین، قدرت اثباتی بالا، و تاریخ‌گذاری، اهمیت بسیاری دارد و در مواردی مانند اثبات مالکیت، امور وراثتی و دیگر امور حقوقی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
رونوشت از سند رسمی
رونوشت از سند رسمی به شرطی که با رعایت قوانین و مقررات مربوطه و با تأیید مراجع ذی‌صلاح تهیه شده باشد، می‌تواند به عنوان یک سند قانونی و قابل اعتماد محسوب شود. این امر در مواردی که دسترسی به سند اصلی یا امکان دریافت مجدد آن ممکن نباشد، مفید است.
با مراجعه به دفترخانه مربوطه و تهیه رونوشت از سند رسمی، همچنین دریافت گواهی مطابقت سند، می‌توانید رونوشتی رسمی از سند خود داشته باشید که معتبریت و قابلیت استناد مشابه با سند اصلی را دارد و قابلیت ارائه در محاکمه را داراست.
در هر صورت، لازم است قبل از استفاده از رونوشت سند، مطمئن شوید که این رونوشت با مقررات قانونی و شیوه‌نامه‌های مربوطه سازگار است و تأیید مراجع مربوطه را دریافت کنید تا اعتبار لازم را برای استفاده در مواقع قانونی داشته باشید.
سند عادی
در قانون ثبت، الزام ثبت پاره‌ای از معاملات و اسناد برای اطمینان از قانونی بودن آنها تأکید شده است. اما با ابطال ماده ۱۳۰۹ قانون مدنی توسط شورای نگهبان، امکان استفاده از سایر ادله برای اثبات معاملات و اسناد فراهم شده است.
اسناد عادی، اسنادی هستند که توسط مامورین صلاحیتدار و در حدود وظایف آنها تهیه و تنظیم نشده باشند. این اسناد، معمولاً در مقام اثبات و اعتبار اسناد رسمی قرار می‌گیرند و می‌توانند در برابر طرفین، وراث و قائم مقام آنها قابلیت استناد داشته باشند. برای اثبات معتبریت اسناد عادی، دو شرط اساسی وجود دارد:
الف) اگر طرفی که سند بر علیه او اقامه شده است، صدور آن را از منتسبٌ‌الیه تصدیق کند. ب) هرگاه در محکمه ثابت شود که سند مزبور را طرفی که آن را تکذیب یا تردید کرده، فی‌الواقع امضا یا مهر کرده است.
بنابراین، اسناد عادی در صورتی که شرایط بالا را داشته باشند، می‌توانند به عنوان اسناد قابل اعتماد و قابل استناد در مواقع قانونی محسوب شوند.
نکته مهم دیگر، موضوع قطعات زمین در بعضی نواحی است که این قطعات به زمین بزرگتر تقسیم شده و اسناد رسمی برای قطعات کوچکتر ارائه نمی‌شود. در این صورت، انتقال مالکیت این قطعات با استفاده از اسناد عادی مانند مبایعه‌نامه‌ها یا وکالت‌نامه‌ها انجام می‌شود.
در ماده ۱۲۹۳ قانون مدنی هم اشاره شده است که هرگاه سند توسط ماموریت رسمی تهیه شود اما مأمور، صلاحیت تنظیم آن را نداشته یا رعایت ترتیبات قانونی را نکرده باشد، سند مزبور عادی محسوب می‌شود، در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد.
سند اصلاحات ارضی
سند اصلاحات ارضی یکی از اسنادی است که در فرآیند ثبت و انتقال املاک مورد استفاده قرار می‌گیرد و معمولاً به‌عنوان یکی از ادله مالکیت مورد توجه قرار می‌گیرد. با ارائه این سند به اداره ثبت محل زندگی، امکان دریافت سند رسمی مالکیت به شما فراهم می‌شود.
برای دریافت سند رسمی مالکیت، ابتدا باید با ارائه سند اصلاحات ارضی به اداره ثبت محل زندگی خود، تقاضای صدور سند مالکیت رسمی را داشته باشید. سپس در مرحله دوم، اداره ثبت اسناد، محل ملک و اسناد و مدارک ارائه شده را مورد بررسی و بازبینی قرار می‌دهد و در صورت کافی بودن مدارک برای ملک، سند تک برگ مالکیت رسمی صادر می‌نماید.
با این حال، لازم به ذکر است که توان اثباتی سند اصلاحات ارضی معمولاً کمتر از سند عادی خواهد بود. این مسئله به دلیل محدودیت‌هایی مانند تغییرات در قوانین و رویه‌های قضایی متفاوت است. بنابراین، در استفاده از این سند، باید به رویه‌های قانونی و قضایی مربوطه توجه کافی داشته باشید و از مراجعه به متخصصان حقوقی و مشاوران مسلکی استفاده کنید تا امور ثبتی خود را به‌خوبی انجام دهید و از حقوق و مالکیت خود محافظت کنید.